工程檔案資料歸檔責(zé)任劃分

1,、工程準(zhǔn)備資料(包括開發(fā)報(bào)建、招投標(biāo)資料等),，由各經(jīng)辦部門直接向監(jiān)察室歸檔,。

2、工程監(jiān)理資料主要由監(jiān)理單位負(fù)責(zé)編制并歸檔,。

工程監(jiān)理資料由具有工程監(jiān)理職責(zé)工程部形成的,，監(jiān)理工程師將監(jiān)理過程資料在三天內(nèi)，其它監(jiān)理資料在階段性工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料,。

已委托監(jiān)理單位的工程監(jiān)理資料,，由委托監(jiān)理單位形成、編制,、保管,，待該工程完成后統(tǒng)一移交工程部資料室，工程部資料員對監(jiān)理資料的形成進(jìn)行監(jiān)督和檢查,。

3,、工程施工資料，主要由工程部監(jiān)督控制,，施工單位進(jìn)行具體編制,、收集、整理,，并在每項(xiàng)分部工程完成后,，一個月內(nèi)統(tǒng)一移交工程部資料室。

4,、工程竣工驗(yàn)收資料,，由工程部組織，施工單位進(jìn)行驗(yàn)收資料編制,、收集并按規(guī)定移交給工程部匯總,，由工程部牽頭，施工單位配合報(bào)送城建檔案館,。

5,、工程結(jié)算資料，主要由施工單位及承包單位按照集團(tuán)公司工程結(jié)算目錄進(jìn)行收集整理,，經(jīng)工程部審核,，報(bào)工程主管領(lǐng)導(dǎo)審批，加蓋工程部公章,，提交給預(yù)決算部,，由預(yù)決算部門在結(jié)算完畢后定期向監(jiān)察室歸檔。

二工程部日常保管資料

1,、監(jiān)理規(guī)劃,、細(xì)則及旁站方案：工程開工后,，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審核，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,，加蓋監(jiān)理公司公章,，10天內(nèi)交工程部資料室存檔。

2,、工程開工報(bào)告及開工令：在工程開工3日內(nèi),，由監(jiān)理工程師向工程部資料室歸檔。

3,、分包單位資質(zhì)報(bào)驗(yàn)：分包單位進(jìn)場10天內(nèi)將單位資質(zhì)文件復(fù)印件加蓋責(zé)任單位公章后,，提交工程部資料室存檔。分包單位主要包括建設(shè)單位,、監(jiān)理單位,、（主體）施工單位、設(shè)計(jì)單位,、勘察單位,、材料檢測單位、樁基礎(chǔ)施工單位,、裝修單位（包含鋁合金門窗）,、防水施工單位、電梯施工單位,、消防施工單位等,。

4、監(jiān)理日志：原則上要求監(jiān)理工程師每寫完一本監(jiān)理日志應(yīng)于當(dāng)天上交工程部資料室或監(jiān)理公司資料員歸檔,。

5,、監(jiān)理月報(bào)、總結(jié)：監(jiān)理工程師每月底將監(jiān)理月報(bào)表報(bào)工程部（或監(jiān)理單位項(xiàng)目）負(fù)責(zé)人審批后蓋章,，向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔,，資料員需檢查監(jiān)理月報(bào)是否規(guī)范及符合要求。工程完工后,，由項(xiàng)目經(jīng)理編寫監(jiān)理工程總結(jié),，經(jīng)監(jiān)理總監(jiān)簽字，報(bào)工程主管（或監(jiān)理單位）領(lǐng)導(dǎo)審批后蓋章,，10天內(nèi)向工程部（或監(jiān)理單位）資料員移交存檔。

6,、監(jiān)理工作聯(lián)系單及回復(fù)：施工單位來文,，由工程部資料員統(tǒng)一接收，監(jiān)理選自.投標(biāo)書代寫網(wǎng) yipai178.com 工程師審查后,，由監(jiān)理工程師或工程部資料員將回復(fù)下發(fā)給相關(guān)單位,。同時工程部資料員將每份的聯(lián)系單及相關(guān)回復(fù)要合并一起存檔,。

7、往來函件：由工程部資料員統(tǒng)一負(fù)責(zé)收發(fā),，公司內(nèi)部往來函件和施工單位的往來函件要分開,，分別編制序號后當(dāng)天存檔。

8,、旁站記錄：監(jiān)理工程師在旁站工作完成后2天內(nèi)將旁站記錄交資料員歸檔,。

9、單位工程坐標(biāo)定位測量記錄：工程開工前1周內(nèi)上報(bào)資料室存檔,，測量記錄必須有建設(shè),、施工、監(jiān)理,、設(shè)計(jì)等單位簽字并加蓋公章,。

10、簽證,、委托,、進(jìn)度申請：監(jiān)理工程師辦理審批手續(xù)完畢后按相關(guān)制度規(guī)定交給工程部資料員。工程部資料員將簽證,、委托經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人簽字,，報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批；進(jìn)度申請經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人審批,，辦理用印后由監(jiān)理工程師或工程部資料員第二天分發(fā)給相關(guān)部門及施工單位,，同時工程部資料室存檔1份。

11,、施工圖紙：由總工室直接下發(fā)給工程部資料員,，再由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師。工程部資料室收到圖紙的當(dāng)天必須保證存檔1份施工圖紙,。工程部資料室存檔的圖紙按單位工程分類保存即可,。

12、檢測報(bào)告,、勘察報(bào)告：相關(guān)項(xiàng)目檢測完畢由相關(guān)單位在1個月內(nèi)交工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類歸檔,。

13、合同,、施工許可證,、規(guī)劃證等項(xiàng)目證照復(fù)印件：施工現(xiàn)場保存復(fù)印件備查，由資料員統(tǒng)一保管并存放入柜,，任何人不能隨意復(fù)印,也不能帶出辦公區(qū)域及外借給其他部門,。

14、結(jié)算資料：施工單位報(bào)送的結(jié)算資料,，經(jīng)監(jiān)理工程師審核通過,，項(xiàng)目經(jīng)理,、工程部負(fù)責(zé)人、公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批后,，由相關(guān)單位給預(yù)決算部報(bào)一份,，由工程部資料員給施工單位一份，同時,，資料室存檔1份,。

15、材料報(bào)驗(yàn)：施工單位上報(bào)的材料報(bào)驗(yàn)資料,，監(jiān)理工程師在3天內(nèi)簽字報(bào)工程部負(fù)責(zé)人審批后蓋章,，由監(jiān)理工程師或資料員下發(fā)給施工單位，并由資料員按照單位工程分類存檔,。廠家合格證及檢驗(yàn)報(bào)告不是原件的要加蓋材料商的公章,，并注明原件存放處。

16,、施工報(bào)驗(yàn)資料（包括各種施工記錄）：施工單位上報(bào)的隱蔽驗(yàn)收記錄,、檢驗(yàn)批驗(yàn)收記錄等施工記錄，工程師在收到后3天內(nèi)簽字,，經(jīng)工程部負(fù)責(zé)人在報(bào)驗(yàn)資料臺帳上審批,，報(bào)驗(yàn)資料蓋章完畢后，由監(jiān)理工程師或工程部資料員下發(fā)給施工單位,，并由工程部資料員按照單位工程進(jìn)行分類存檔,。

17、圖紙會審及設(shè)計(jì)變更：圖紙會審及設(shè)計(jì)變更要按照單位工程進(jìn)行分類歸檔,，設(shè)計(jì)院下發(fā)的設(shè)計(jì)變更要首先交給工程部資料員,，由資料員分發(fā)給相關(guān)工程師，下發(fā)的資料要相關(guān)人員簽收,，簽收日期精確到時分,。工程部資料室同時保留1份存檔。

18,、施工組織設(shè)計(jì)及分部工程施工方案：施工單位上報(bào)的《施工組織設(shè)計(jì)》經(jīng)監(jiān)理公司審核同意后7天內(nèi)歸檔,。《施工組織設(shè)計(jì)》中的施工單位及監(jiān)理單位都必須加蓋公章,，總監(jiān)要簽名并加蓋總監(jiān)注冊章,。“編制人”和“審批人”等欄內(nèi)的簽字必須手簽，施工單位審批人必須是施工單位技術(shù)負(fù)責(zé)人,。不對外報(bào)送的工程《施工組織設(shè)計(jì)》中監(jiān)理單位須加蓋監(jiān)理項(xiàng)目章,，但可不必加蓋公章，總監(jiān)也不必簽名，其它按上述要求辦理,。

三須移交檔案部門資料

項(xiàng)目竣工后，工程部必須向當(dāng)?shù)爻墙n案館移交竣工資料,，并同時應(yīng)向監(jiān)察室移交除一套完整的竣工資料（包含工程準(zhǔn)備階段,、監(jiān)理資料、施工過程資料,、竣工驗(yàn)收資料及竣工圖）外,，還需要將該項(xiàng)目工程建設(shè)過程性管理資料移交保管。

具體移交內(nèi)容及對象如下：

四移交資料要求

1,、歸檔工程文件組卷分類必須清楚,，將不同的文件資料分開裝訂、同類型的資料裝訂成冊,，并按工程進(jìn)度依次編制流水編號,。

2、移交資料類別必須齊全,，內(nèi)容完整,。

3、歸檔的工程文件原則上為原件,。沒有原件時,，復(fù)印件要清晰，并注明原件存放位置,。

4,、歸檔文件應(yīng)字跡清楚、簽字蓋章手續(xù)完備,。

5,、工程資料統(tǒng)一采用A4紙規(guī)格，不符合標(biāo)準(zhǔn)的原始資料要通過折疊和粘貼的方式達(dá)到A4幅面(297mm×210mm)規(guī)格,，圖標(biāo)欄露在外面,。由政府及專業(yè)檢測機(jī)構(gòu)編制的裝訂成冊的文件材料（如勘察報(bào)告）除外。

6,、工程資料盡量使用計(jì)算機(jī)打?。ê灻腿掌诔猓坏檬褂猛扛囊盒薷?；簽字和蓋章程序要完備,，不得使用圓珠筆、鉛筆,、復(fù)寫紙等易褪色的書寫材料,。

7、工程文件的紙張應(yīng)采用能夠長期保存的韌性大、耐久性強(qiáng)的紙張,。圖紙一般采用藍(lán)曬圖,，竣工圖應(yīng)是新藍(lán)圖，不能使用二底圖,。計(jì)算機(jī)出圖必須清晰,，不得使用計(jì)算機(jī)出圖的復(fù)印件。

8,、所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章和設(shè)計(jì)出圖專用章,。竣工圖的折疊方式要符合檔案館的要求(一般情況下是折成手風(fēng)琴的樣式,，見下圖1）竣工圖章的基本內(nèi)容應(yīng)包括：“竣工圖”字樣,、施工單位、編制人,、審核人,、技術(shù)負(fù)責(zé)人、編制日期,、監(jiān)理單位,、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān),。

竣工圖章應(yīng)使用不褪色的紅印泥,，應(yīng)蓋在圖標(biāo)欄上方空白處。（圖章示例見下圖）

9,、凡施工圖結(jié)構(gòu),、工藝、平面布置等有重大改變,，或變更部分超過圖面1/3的,，應(yīng)當(dāng)重新繪制竣工圖，并在圖標(biāo)上方或旁邊以文字注明變更修改依據(jù),。

10,、制作竣工圖只能以圖紙會審、設(shè)計(jì)變更,、工程洽商單三種為修改依據(jù),。

五整理規(guī)范程序

（一）資料的整理及排列

1、整理方法

日常收集整理：按項(xiàng)目-單位工程進(jìn)展先后所形成的資料類型裝盒,，按《工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表》分類組卷,。

附件1： 工程技術(shù)資料歸檔移交規(guī)范整理要求列表

備注：對于單位工程的劃分，可以參照施工許可證或者根據(jù)現(xiàn)場實(shí)際情況劃分,，比如高層,，可能是幾棟樓組合在一起才是一個單位工程,，對于別墅等資料較少的單體，可以按片區(qū)或者組團(tuán)進(jìn)行劃分,。幾個項(xiàng)目共用并且無法分開的資料,，可以組綜合卷。

移交時整理要求：

（1）清整,、檢查各階段形成的資料,，確保嚴(yán)格按照附件1分類組卷；

（2）督促各工程師清理個人手中資料,，將應(yīng)歸檔的文件補(bǔ)充歸檔；

（3）粘貼案卷背脊：根據(jù)資料內(nèi)容編寫案卷題名及填寫相關(guān)內(nèi)容,；

（4）將已裝盒的卷內(nèi)資料按件進(jìn)行編流水號,，頁號從“1”開始，用鉛筆書寫在文件右下角,，雙面書寫的文件,，背面在左下角書寫編號，折疊后的圖紙一律寫在右下角,，并編制卷內(nèi)目錄,。 （見附件）

（5）制作卷封皮及備考表（見附件）

（6）所有收發(fā)文要登記臺賬（見如下附件）

2、整理步驟

組卷年度：同類型,、同一盒中資料最晚形成的時間就是組卷時間,。

（1）根據(jù)工程進(jìn)展順序清整已裝盒的資料，先按“單位工程-類型”的標(biāo)準(zhǔn)分類,，然后分別按年度先后依次編順序號,，如：2002、2003,、2004……,。

A、不同檔案盒或卷的排列方法：

同一個項(xiàng)目竣工工程,、同一工程階段的資料,，則以組卷年度先后從低年度到高年度依次編號排列，以此類推,，案卷盒的排列如：2008,、2009……。

B,、同一盒或卷內(nèi)資料的排列方法：

同項(xiàng)目,、同類型的資料放置于同一盒中或卷中。同一盒或卷內(nèi)的資料按形成年度先后從低年度到高年度依次編號排列,。

例：某盒中有兩卷,，即01、02，分別形成年度為2000,、2001年,，在盒中依次排列為2000、2001,；又以某卷為例：某卷最早年度為1999,，最晚年度為2001，卷內(nèi)文件依次排列為1999,、2000,、2001年，其組卷年度為2001年）,。

（2） 按工程進(jìn)展分類型,、分專業(yè)逐一清查盒中內(nèi)容，按照類別進(jìn)行組卷裝訂,，不同類別的資料要分開裝訂,，如工程開工令，同一個單位工程的則按照時間順序裝訂在一起組成一卷,，即使資料再少,，也不能將不同類型的資料裝訂成一卷。

不同內(nèi)容的案卷可以放在同一個檔案盒中,，該盒案卷題名根據(jù)盒內(nèi)案卷的主要內(nèi)容綜合而成,，比如一個檔案盒中包含工程開工令、工程延期報(bào)告兩卷資料,，可以概括為：某某項(xiàng)目工程開工令,、工程延期報(bào)告等資料。

當(dāng)同一類文件數(shù)量較多,，可以組成多卷時,，這些案卷的題名相同，題名后面加上括號,，括號內(nèi)以簡短文字概括本卷內(nèi)容,。

（3）盒中每卷必須編制卷內(nèi)目錄與該卷一起裝訂，以便及時查閱相關(guān)卷內(nèi)內(nèi)容,。

（4）填寫《檔案資料移交書》,，向檔案部門正式辦理資料移交手續(xù)，并進(jìn)行清點(diǎn)雙方簽字認(rèn)可,。

3,、檔案盒背脊格式： （參見以下附件）

六工程資料分類原則

分類原則：按照各單位工程項(xiàng)目先分大類，再分小類,。

1,、根據(jù)工程項(xiàng)目的大小,，預(yù)先分配一定數(shù)量或一片區(qū)域的鐵皮柜空間；

2,、把預(yù)留的鐵皮柜分配到這個項(xiàng)目的每個單位工程,，項(xiàng)目中的每個單位工程至少有一個鐵皮柜，根據(jù)工程進(jìn)度及工程規(guī)模進(jìn)行合理逐步增加鐵皮柜數(shù)量,；

3,、監(jiān)理文件可按單位工程、子單位工程,、分部工程,、專業(yè)立卷；

施工文件可按單位工程,、子單位工程,、分部工程、專業(yè)立卷,；

竣工圖可按單位工程、子單位工程,、專業(yè)立卷,。

七工程部移交資料流程

附件2：工程技術(shù)資料移交工作流程圖

附件3：工程技術(shù)資料移交預(yù)驗(yàn)收申請表

八注意事項(xiàng)

1、工程部資料員必須集中管理本部門的工程資料,，任何人不得擅自將工程技術(shù)資料保留在個人手中,。工程師在收到資料后，必須在規(guī)定時間內(nèi)審批完畢,，并及時向工程部資料室歸檔,。

2、工程資料的分類要科學(xué)合理,，原則上都要按照項(xiàng)目-單位工程進(jìn)行分柜分類,。工程部資料員收到資料后要及時歸檔編目，不得出現(xiàn)資料堆積的情況,。

3,、工程部資料室的檔案柜要隨用隨鎖，資料員離開電腦時要鎖屏,，并定期更換密碼,。

4、各種資料的收發(fā)臺帳要登記及時詳盡,，重要資料的收發(fā)臺帳（比如設(shè)計(jì)變更,、圖紙）要詳細(xì)登記到時分。

5,、工程師向工程部資料室借閱資料要辦理登記相關(guān)手續(xù),，不得隨意翻閱工程部資料室的資料,。借閱審批要嚴(yán)格，要有部門領(lǐng)導(dǎo)簽字并建立借閱臺帳,。

6,、總工室下發(fā)的聯(lián)系函件中涉及設(shè)計(jì)變更的要和其它設(shè)計(jì)變更的資料放在一起。

7,、與外單位的聯(lián)系函,，有未取走函件的要及時跟蹤并在臺帳中標(biāo)記，以便日后利用,。

8,、給各部門的聯(lián)系函需要按照部門進(jìn)行分類，主要有物業(yè),、總工室,、產(chǎn)品質(zhì)量監(jiān)察中心及工程技術(shù)部。

9,、紙質(zhì)臺帳和電子臺帳要一一對應(yīng),。

10、檔案盒中不能出現(xiàn)夾帶其它不相關(guān)資料的現(xiàn)象,。

11,、工程資料中的工程名稱、規(guī)模,、相關(guān)施工單位等信息要與施工許可證,、規(guī)劃許可證及規(guī)劃驗(yàn)收證一致。

12,、工程資料中的簽字蓋章手續(xù)要完備,，不得出現(xiàn)漏簽字漏蓋章的情況。

13,、監(jiān)理日志的內(nèi)容要詳盡,，如工程現(xiàn)狀、工程進(jìn)度,、存在問題及改進(jìn)措施等,，每項(xiàng)工程階段性完成后及時向工程部資料室歸檔，嚴(yán)禁在監(jiān)理日志上亂涂亂畫,。

14,、分包資質(zhì)要在分包單位進(jìn)場10天內(nèi)交工程部資料室存檔，分包單位主要包括建設(shè)單位,、監(jiān)理單位,、主體施工單位、設(shè)計(jì)單位,、勘察單位,、材料檢測單位,、樁基礎(chǔ)施工單位、裝修單位（包含鋁合金門窗）,、防水施工單位,、電梯施工單位、消防施工單位等,。

>工程部資料的歸檔,、保管、移交,、整理……超齊全,！